Convenios ERP

Importante, que no configures ningún convenio sin antes haber asistido a la charla de capacitación que se llevara a cabo en la fecha seleccionada a las 12:00 del medio día.
Deberás inscribirte en este enlace.
Tareas importantes que debes hacer antes de la charla:
1. Haz una lista de todas las entidades responsables de pago con las que trabajas, debes especificar por convenio (Ejemplo: Colsanitas ORO y Colsanitas PLATA, no poner solo Colsanitas)
2. Busca la información de facturación para cada convenio
• Razón Social
• NIT
• Correo
• Teléfono
• Dirección
3. Para cada convenio busca la siguiente información:
• Modalidad de pago: eventos, cápita, PGP o paquetes
• Tipo de cobertura: EPS, Prepagada
• N° de contrato:
• Requiere: N° de autorización para atender?
• Tipos de recaudo: copago, cuota moderadora, pago compartido, bono/vale o sin recaudo
Para cada convenio:
• Crear un arancel de precios en la plataforma con los precios pactados con la entidad responsable de pago para cada convenio.
• Es decir, un arancel para Colsanitas Integral y un arancel diferente para Colsanitas Dental.
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Debes asignar un convenio al paciente o al plan de tratamiento.
Ingresa al paciente Datos personales Convenio, debes buscar el convenio creado anteriormente.

Es importante que recrees la orden de servicio dentro del plan de tratamiento, de esta forma se maneja independiente y se anexa el código de autorización/número de póliza.

Recuerda, esto significa que por defecto todos los planes de tratamiento que le crees a ese paciente vendrán pre asignados con ese convenio.

Si quieres cambiar el convenio de un plan de tratamiento, puedes hacerlo directamente desde el, pero debes hacerlo antes de cargar las prestaciones.
Si el tratamiento requiere número de autorización o corresponde a una póliza podrás ingresarlo desde el plan de tratamiento.

*Recaudo: Nos referimos a los diferentes tipos de pago que puede realizar el paciente tales como copago, cuota moderadora y pago compartido. El módulo también soporta los casos en los que el paciente no debe realizar pago (“Sin recaudo”) o en los que debe entregar un vale (“Bono/Vale”).

Independientemente de si la atención requiere de algún recaudo, si se trata de un bono o si simplemente no requiere recaudo, es necesario de que el pago se registre en sistema para luego poderla incluir en la factura multiusuario a la entidad responsable de pago.

Ingresa a la sección de Recibir pago dentro de la ficha del paciente, selecciona la atención o PDT en cuestión y Pagar tratamiento.

* Las atenciones correspondientes a convenios ERP vendrán marcados con una etiqueta azul que dice Convenio ERP seguida del nombre del convenio.

Recuerda que para realizar estos recaudos la prestaciones deben estar realizada.
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Selecciona el  tipo de recaudo que le vas a recibir al paciente. Si es copago, cuota moderadora o pago compartido ingresa un monto. Asígnale un número de referencia al registro. Luego selecciona un medio de pago (en caso de ser necesario) y finalmente clic en Ingresar transacción.

Una vez selecciones la atención a cobrar se le solicitará el código de autorización / número de póliza, si es que este no fue asignado desde el plan de atención.

En caso de tratarse de un copago, cuota moderadora o pago compartido, se abrirá un modal para generarle factura electrónica al recaudo. El monto se le factura al paciente quien en ese caso es el pagador.

Nota: El sistema deja como optativa la facturación del recaudo, pero en la Res. 2275 de 2023 y las resoluciones que la complementan está estipulado que los pagos por recaudo se le deben facturar al paciente.

Recuerda que los pagos sin recaudo también deben registrarse en este modal.
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Debes ingresar a Administración Facturación y RIPS Facturas ERP.
En la pantalla se mostrarán todos los emisores dados de alta en la plataforma y deberá seleccionarse al emisor que vaya a facturar a la entidad responsable de pago.

Al hacer clic sobre el emisor se enlistan todos los convenios asociados a este. Luego, al hacer clic sobre algún convenio, en el menú complementario a mano derecha de la pantalla, se desplegará la opción de Facturar.
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​¿Cómo crear la factura multiusuario?

Ingresa a Facturación y Rips Facturas ERP.

Debe seleccionar el emisor y una vez lo selecciones debes presionar los 3 puntos a la derecha Facturar.

Usa los filtros de fecha, selecciona el periodo de facturación para el cuál se va a emitir la factura. Una vez seleccionado el periodo se filtrarán las prestaciones (en el caso de "Por eventos"), los paquetes (en el caso de "Por paquetes") o los pacientes (en el caso de "PGP o Cápita") que tienen servicios por facturar dentro del periodo seleccionado. Seleccionar crear factura.

Verifica los recaudos ingresados en sistema y el monto a facturar. Finalmente emite la factura.
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¿Cómo crear una nota de crédito a una factura multiusuario?

Para crear una nota de crédito debes buscar el convenio en el listado de convenios del emisor y selecciona  Ver facturas y notas de crédito.
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Busca la factura a la que le quieres hacer la nota crédito y selecciona si quieres una Nota Crédito Total o una Nota Crédito Parcial.

El Ministerio, a través de Sispro, implementó recientemente una nueva versión del Mecanismo Único de Validación (MUV) que actualiza la tabla de tipos de prestadores vinculados a convenios.